Projektmanagement

Grußwort

Vorwort

Workshop „Projektmanagement“

Notwendiges Wissen für die erfolgreiche Vereinsarbeit

Sammlung aller Handreichungen der Workshops für Vertreter_innen von Migrantenselbstorganisationen in Mecklenburg-Vorpommern zum Management von Projekten 2013 – 2014

Kapitel 1. Was ist ein Projekt

1.1 Begriff

Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation“.

DIN 69901

1.2 Merkmale

  • aufgabenmäßige Zielvorgabe
  • zeitliche Zielvorgabe
  • Einmaligkeit
  • neuartig
  • Komplexität
  • aufgabenbezogene Budges/li>

1.3 Checkliste

  • Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
  • Sind die Ressourcen für das Projekt begrenzt?
  • Gibt es eine zeitliche Begrenzung?
  • Ist das Projekt neuartig oder einmalig?
  • Ist das Projekt komplex?
  • Benötige ich verschiedene Fachdisziplinen zur Umsetzung?
  • Wie wird das Risiko eingeschätzt?
Kapitel 2. Was ist Projektmanagement

2.1 Begriff

„Projektmanagement (PM) ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, ‐organisation, ‐techniken und ‐mittel für die Abwicklung eines Projekts“.
DIN 69901

2.2 Ziel

Mithilfe von PM soll die Projektabwicklung zur Erreichung des Projektziels in der geforderten Qualität, geplanten Zeit, mit optimalem Einsatz von Personal‐ und Kapitalressourcen effizient gestaltet werden.

2.3 Organisation

Bevor Sie mit dem Planen Ihres Projektes anfangen, ist es wichtig die Projektorganisation festzulegen. Hierbei muss die Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung geklärt werden. Dazu gehört auch die Gestaltung der Weisungs‐ und Kommunikationsbeziehungen. Dies 10 kann wie folgt aussehen:

Instanzen

  • Auftraggeber
    – setzt die Ziele
    – stellt die Aufgabe
    – macht eine Ausschreibung
    – erstellt ein Lastenheft
  • Projektleiter
    – = Auftragnehmer
    – Verantwortlicher für das Projekt
    – hat das Weisungsbefugnis gegenüber seinen Mitarbeitern
  • Projektteam
    – sind dem Projekt fest zuzuordnen
    – oder sind über eine bestimmte Zeit im Projekt eingesetzt (z. B. Spezialisten)

Die Verteilung in Abteilungen erfolgt nach der Art der Aufgaben, Verrichtung oder Funktion.

Projektteam

Ein Projektteam besteht in der Regel aus zwei Instanzen (Projektleiter und Projektmitarbeiter). Diese Form der Organisation ist bei einer Gruppe von max. 5 Personen zu empfehlen. Später wird den Projektmitarbeiter eine bestimmte Aufgabe zugewiesen (z. B. Einkauf, Terminplanung, Kostenplanung, Buchhaltung, usw.). Die Aufgabenverteilung erfolgt hierbei nach der fachlichen Kompetenz.

Nutzen der Organisation

  • ganzheitliche Betrachtung des Projekts wird eröffnet
  • bessere Auslastung der Mitarbeiter
  • Verantwortungen sind klar zugewiesen
  • genauer Ansprechpartner ist bekannt

2.4 Kommunikation

Eine gut funktionierende Kommunikation ist der wichtigste Bestandteil des Projektmanagements. Denn ohne Kommunikation zwischen der Projektleitung und den Projektmitarbeitern, sowie der Projektmitarbeitern untereinander, wird jede gute Planung der einzelnen Aufgaben nicht
funktionieren. Jede Aufgabe im PM ist wichtig um die festgelegten Ziele zu erreichen, wenn diese aber nicht aufeinander abgestimmt sind, können sie auch nicht ein Gesamtbild ergeben. Das Projekt wird scheitern.

Um eine gute Kommunikation zu erreichen braucht es nicht viel. Sie müssen, auch wenn es Bürokratie ist, in bestimmten Abständen (z. B. jede Woche oder alle zwei Wochen) eine Versammlung durchführen und ein Protokoll anfertigen. Diese einfache Maßnahme sorgt dafür, dass Jeder aus Ihrer Projektgruppe weiß, was bereits abgeschlossen ist, wo die Probleme liegen, was nicht erfüllt werden kann, usw. Die Protokolle werden Ihnen nicht nur als eine Kontrollhilfe dienen, sondern auch beim Projektabschluss hilfreich sein. Denn eine Aufzeichnung der Versammlungen zeigt Ihnen, wer seine Arbeit in vollem Maße geleistet hat, wer seine Aufgaben weniger gut erfüllt hat oder wer oft abwesend war.

Kapitel 3. Projektphasen

3.1 Übersicht

3.2 Vorlauf

Hier geschehen die Ideenfindung; die Definition des Projekts und die Zielvereinbarung.

Ideenfindung

Brainstorming:

  • Ideen werden zusammengesammelt
  • wertungsfreie Ideensammlung
  • Regeln:
    – keine Kritik/ Wertung
    – zeitlich Begrenzt
    – begrenzte Teilnehmerzahl
    – Diskussionsleiter notwendig

Methode 6‐3‐5:

  • 6 Teilnehmer erhalten je ein Blatt Papier
  • sie schreiben je 3 eigene Ideen auf und rechen das Blatt weiter im Urzeigersinn
  • der jeweils nächste Teilnehmer überblickt die Ideen und erweitert diese mit einem eigenen Vorschlag
  • dies geschieht 5 Mal, jedoch wird nur eine vorhergehende Idee für den Nachfolger sichtbar
    gemacht

Advocatus Diaboli:

  • ein Mitglied wird dazu auserwählt, sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, die Vorschläge der anderen auf Fehler zu untersuchen

Morphologischer Kasten:

  • Ideensammlung nach bestimmten Kategorien
  • wertet die Ideen
  • visuelle Darstellung von Problemen
  • zahlreiche Kombinationsmöglichkeiten
Kategorie Idee 1 Idee 2 Idee 3 Idee 4
Location
Motto
Akteure
Catering

Osborn‐Methode:

  • bestehendes nehmen und neu umwandeln, ausbauen, umlenken, etc.
  • Möglichkeiten
    – anders verwenden (= Verwendungszweck wird geändert)
    – adaptieren
    – modifizieren (= verändern)
    – umkehren (= auf den Kopf stellen)
    – kombinieren (= Mischung von einzelnen Ideen)

Projektdefinition

  • Zeitrahmen
  • Ressourcen
  • Projektorganisation
  • Risiken
  • Etc.

siehe Punkt 1 („Was ist ein Projekt?“, 1.2 Merkmale)

3.3 Planung

„Ein Plan ist nichts, Planung ist alles!“ (Dwight D. Eisenhower)

Die Planung dient Ihnen als Modell des Projekts, so wie für den Architekten das Modell die Bauanleitung darstellt.

3.3.1 Zielplan

Mit der sauberen Zieldefinition steht und fällt der Projekterfolg. Diesem essentiellen Schritt muss in der Vorlauf‐Phase von Projekten und im weiteren Verlauf höchste Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Struktur

Magisches Dreieck

Im Projektmanagement unterscheiden wir im so genannten magischen Dreieck drei voneinander abhängige Zieldimensionen, die im Projekt gleichermaßen angestrebt werden:

3.4 Durchführung

Nach Erstellen aller Planungsunterlagen beginnt die wichtigste Projektphase: die Projektdurchführung, die von der Projektkontrolle begleitet wird. Hier steht an erster Stelle der Plan/Ist‐Vergleich der vorgegebenen Projektparameter. Durch den laufenden Plan/Ist‐Vergleich im Rahmen der Projektkontrolle erreicht man, dass Abweichungen von Planvorgaben frühzeitig erkannt werden. Planabweichungen führen entweder zu einer Änderung der Planvorgaben oder es werden innerhalb der Projektsteuerung entsprechend »geeignete« Maßnahmen ‐ bei Einhalten der Planvorgaben ‐ ergriffen.

Eine »elementare« und »zeitschnelle« Projektkontrolle ist Voraussetzung für eine effiziente Projektsteuerung; sie umfasst folgende Aufgabenbereiche:

  • Terminkontrolle
  • Aufwands‐ und Kostenkontrolle
  • Sachfortschrittskontrolle
  • Qualitätssicherung
  • Konfigurationsmanagement
  • Projektdokumentation
  • Projektberichterstattung

3.5 Controlling/ Abschluss

Ein Projektabschluss ist die letzte Projektphase eines Projektes und umfasst die Schritte Projektabschlussanalyse, Erfahrungssicherung und Projektauflösung. Wird das Projekt beendet, obwohl die Projektziele nicht erreicht sind, so spricht man von einem Projektabbruch.

Außerdem empfiehlt es sich, kein Projekt ohne eine systematische Sicherung der im Projekt gemachten Erfahrungen abzuschließen, also eine Erfahrungssicherung durchzuführen. Das Sammeln entsprechender Daten ist die Basis für das Bilden von Kennzahlen sowie den Aufbau eines Kennzahlensystems. Das Einrichten von Erfahrungsdatenbanken ist dabei besonders geeignet zur Erfahrungssicherung, weil hiermit die Erkenntnisse aus unterschiedlichen Entwicklungsbereichen über einen längeren Zeitraum in eine gemeinsame Datenbasis zusammengeführt werden. Das Sammeln von Erfahrungsdaten stellt außerdem eine wichtige Voraussetzung für das Kalibrieren von Aufwandsschätzverfahren dar. Ohne eine konsequente Erfahrungssicherung ist ein wirkungsvolles Wissensmanagement nicht möglich.

Letzter Schritt in der Projektabschlussphase und damit im gesamten Projektablauf ist die Projektauflösung. Jedes Projekt muss neben einem definierten Anfang auch ein eindeutiges Ende haben. Mit der Projektauflösung, die partiell schon an vorangegangenen Meilensteinen eingeleitet werden kann, wird das Projektpersonal auf neue Aufgaben übergeleitet und die im Projekt gebundenen Ressourcen werden neuen Projekten zugeführt.

Der Projektabschlussbericht, auch Projektbilanz genannt, fasst die Ereignisse und Ergebnisse des Projektes zusammen. Er soll umfassen:

  • die Eckwerte der ursprünglichen Projektplanung zu Leistung, Kosten und Terminen
  • den tatsächlichen Fertigstellungs‐ und Übergabetermin
  • die Leistungsdaten des erstellten Ergebnisses
  • den tatsächlich erreichten Qualitätsstandard bezüglich messbarer Kennzahlen
  • die Ist‐Projektkostenübersicht
  • den Personalaufwand, gegliedert nach Tätigkeitsbereichen
  • Ursachenanalyse von Planabweichungen
Kapitel 4. Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement

Als Schlussfolgerung für erfolgreiches Projektmanagement lassen sich aus den vorangegangenen Projektphasen folgende Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement ziehen:

  • Achten Sie auf eine gute Ziel‐ und Auftragsklärung (hier sind Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen in der Verantwortung).
  • Stellen Sie ausreichende Ressourcen (Personal und Geld) sowie Zeit zur Verfügung, um das anstehende Projekt zu planen. Diese Investition wird sich auszahlen.
  • Achten Sie darauf, dass an den Schlüsselstellen des Projektes nur erfahrene Projektmanager sitzen, Projektmanagement kann man nur sehr begrenzt lernen, vieles muss man erfahren, um es zu verstehen.
  • Legen Sie dennoch großen Wert darauf, dass alle Beteiligten und vor allem die Projektmanagementunerfahrenen in den zu verwendenden Instrumenten und Prozessen geschult sind und ein Grundverständnis von Projektmanagement haben, bevor sie im Projekt tätig werden.
  • Erfinden Sie das Rad nicht jedes Mal neu, setzen Sie auf standardisierte Instrumente und Prozesse, die unternehmensweit gelten, fordern Sie deren Nutzung aktiv ein.
  • Achten Sie darauf, dass die Kommunikation funktioniert und zwar sowohl formal (Berichtswesen und Dokumentation) als auch informell, dass also die Beteiligten miteinander reden. Schaffen sie Kommunikationsmöglichkeiten auch jenseits der offiziellen Anlässe (gemeinsames Projektbüro, Kaffeeecke, bei großen Projekten intranetgestützte Tools wie Foren und Videokonferenzsysteme etc.).
  • Reden Sie nicht nur über Risiken, managen Sie sie auch entsprechend, genau wie Sie ihr gesamtes (Projekt‐)Umfeld stets aktiv bearbeiten sollten.
  • Wenn Sie im Projektteam oder in der Projektleitung tätig sind, binden Sie den Auftraggeber mit ein, berichten Sie regelmäßig, bereiten Sie Entscheidungen substanziell vor, fordern Sie diese dann auch ein, zeigen Sie immer auch alternative Möglichkeiten auf.
Kapitel 5. Konzep

Ein Konzept ist ein grober Plan, welcher die Maßnahmen zur Erreichung eines Ziels auflistet oder beschreibt.

Um ein Konzept erstellen zu können, dienen sogenannten Briefings als Kreatives‐Potenzial und Grundlage. Bei einem Briefing wird zum Beispiel der Verein, wenn ihm ein Projekt zugewiesen wird, mit allen für diese Projekt relevanten Informationen versorgt, um daraus ein Konzept zu erstellen.

Wichtige Informationen:

  • Anlass
  • Budget
  • Zielgruppe
  • Zeitpunkt/ Zeitraum
  • Leistungsumfang

5.1 Von der Projektidee zum Konzept

Wenn Sie, als Verein, ein eigenes Projekt ohne einen Auftrag durchführen wollen, müssen Sie als Erstes eine Projektidee entwickeln. Dazu ist es am besten, wenn Sie sich die Frage stellen:

Was will ich erreichen, was ist mein Ziel?

Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, ist der Grundstein für Ihr Projekt und Ihr Konzept gelegt. Doch bevor Sie ein Konzept schreiben können, wird noch etwas Zeit vergehen, denn jetzt beginnt die kreative Arbeit.

Sie haben ein Ziel, nun müssen Sie ein Projekt entwerfen, das dieses Ziel erreicht. Als aller Erstes sollten Sie Recherchieren und die Kreativtechniken anwenden und Vorschläge für das Projekt sammeln. Danach sortieren Sie die Ideen und Vorschläge, schmeißen welche raus, modifizieren, verändern und verbinden sie. Wenn das geschafft ist und Sie eine genauere Vorstellung vom Projekt haben (und sich sicher sind, dass das als Projekt eingestuft werden kann) können Sie mit dem Inneren Konzept anfangen.

Ein Konzept hat einen Inhalt (= inneres Konzept) und eine Form (=äußeres Konzept). Die äußere Form ist in gewissermaßen das Skelett, die Inhalte sind die Organe. Beides sind wesentliche Elemente. Sie unterscheiden sich insoweit, dass das innere Konzept für Sie und Ihre Mitarbeiter ist und das äußere für die Behörden und außenstehende Personen.

5.2 Wesentliche Inhalte

5.3 Vom Konzept zum Projektantrag

Die Inhalte sind wichtig, aber sie brauchen eine Form. An dieser Stelle kommt jetzt das äußere Konzept, in diesem Fall der Projektantrag. Die Ideensammlung aus dem inneren Konzept wird komplett zusammengefasst und Ausformuliert.

Projektantrag

Der Projektantrag ist nach DIN 69905 der „Antrag auf Projektgründung“, d.h. auf den Beschluss, das benannte Projekt durchzuführen. Bestandteile eines solchen Antrags sind in der Regel die Benennung des Projektziels, der Laufzeit, der Projektkosten und des angestrebten Nutzens. Die Ausführlichkeit eines Projektantrages hängt von den Forderungen des Entscheidungsgremiums ab.

Inhalte:

  • Projektbezeichnung = WAS?
  • wer stellt diesen Antrag (z.B. Verein, Gemeinde, Privatperson, …)
  • wer ist Träger und Ansprechpartner des Projektes vor Ort
  • wo genau soll dieses Projekt realisiert werden (Land, Region, Ort)
  • wer soll konkret durch dieses Projekt unterstützt oder gefördert werden (z.B. eine Region,
    Ort oder Personen, Kinder…) = WER?
  • Ziel des Projektes = WARUM?
  • Umfang des Projektes (je detaillierter umso besser) = WIE?
  • gibt es Zeichnungen oder Bilder die gezeigt werden können von der Situation vor Ort oder
    über das, was unterstützt werden soll? = WARUM?
  • geplanter Zeitrahmen für das Projekt = WANN?
  • wie setzen sich die Kosten für das Projekt zusammen? = WIE VIEL?
  • gibt es noch andere Förderer für dieses vorgestellte Projekt?
  • wie ist das soziale Umfeld in dem das Projekt integriert werden soll? = WAS NOCH?
  • wie stehen die örtlichen Kommunen und die Kirche dem geplanten Projekt gegenüber?
  • wurde dieser Projektvorschlag schon einmal woanders eingereicht und abgelehnt oder läuft
    zurzeit woanders ein Antragsverfahren?
Kapitel 6. 7‐Punkte‐Check

1. Projektdefinition

  • Bezeichnung
  • Motto
  • Idee

2. Zieldefinition

  • Was möchte ich erreichen?

3. Organisation

  • Teamleiter
  • Mitglieder
  • Verantwortlichen
  • Kommunikation

4. Projektplanung

  • Ablauf‐ und Terminplan
  • Ressourcen und Kostenplan
  • Finanzplan

5. Risiken

  • Umfeldanalyse

6. Inneres Konzept

  • W‐Fragen

7. Projektantrag

  • Zusammenfassung
  • Ausformulierung